Comment utiliser Preuva

Comment j'accède à ma formation ?

Ouvrez l'email envoyé par votre organisme — cherchez son nom dans votre messagerie — et suivez le bouton « Accéder à ma formation ». C'est ce lien qui vous connecte, sur téléphone comme sur ordinateur, autant de fois que nécessaire pendant sa durée de validité.

J'ai perdu mon lien, ou il a expiré. Je fais quoi ?

Vous vous en renvoyez un vous-même : saisissez votre adresse email sur la page d'accès, et un lien neuf arrive en quelques secondes. Le nouveau lien remplace l'ancien.

Pourquoi n'ai-je pas choisi mon mot de passe ?

Parce que c'est votre organisme de formation qui le choisit et vous l'envoie par email : s'il vous échappe, un appel à votre organisme suffit pour en recevoir un. Le lien personnel du même email vous connecte aussi, sans rien saisir. Chacune de vos connexions est enregistrée — c'est précisément ce journal qui prouve votre assiduité auprès de votre financeur.

Comment je signe ma présence (émargement) ?

Vous recevez un lien de signature pour la séance, à ouvrir sur votre propre appareil. Vous signez du doigt ou à la souris ; la signature est horodatée et scellée — elle ne peut pas être modifiée après coup, ni par vous, ni par l'organisme.

Où en suis-je dans mon parcours e-learning ?

Votre espace affiche vos modules et votre progression en temps réel. Votre organisme voit la même chose — pas plus : il sait où vous en êtes, pas ce que vous tapez.

À la fin, vous recevez une attestation de suivi par email, vérifiable en ligne par votre employeur ou votre financeur sans compte ni mot de passe.

Comment j'obtiens mon accès ?

L'organisme vous envoie une invitation par email. Suivez-la, choisissez votre mot de passe : c'est fait. Ensuite, vous vous connectez avec votre adresse email depuis la page de connexion.

Qu'est-ce que je vois dans mon espace ?

Votre planning : les séances qui vous sont confiées, à venir et passées. Pour chaque séance, les apprenants attendus et l'état des émargements. Vous ne voyez que ce qui vous concerne — pas la facturation ni les dossiers des autres intervenants.

Comment se passe l'émargement de mes séances ?

Chaque apprenant signe depuis son propre appareil, via un lien personnel. Vous suivez en direct qui a signé et qui manque — plus de feuille qui circule et se perd. Vous émargez aussi, en tant qu'intervenant.

Pourquoi l'organisme me demande mon CV et mes diplômes ?

La certification Qualiopi lui impose de prouver la qualification de chaque intervenant. En déposant vos pièces une fois dans votre fiche, vous lui évitez de vous les redemander à chaque audit — c'est le but de l'outil : qu'on arrête de vous courir après.

Par où je commence ?

1. Créez votre espace (deux minutes, sans carte bancaire) et choisissez votre mot de passe dans la foulée.

2. Dans Paramètres, posez votre identité : logo, tampon, numéro de déclaration d'activité, taux de TVA. Ces éléments s'impriment sur tous vos documents.

3. Créez votre premier programme de formation, puis une session avec ses dates et son lieu.

4. Inscrivez vos apprenants et convoquez-les : la convocation part par email, règlement intérieur joint.

5. Le jour J, faites émarger. Le certificat de réalisation se fonde ensuite sur ces émargements réels — pas sur une case cochée.

Je viens d'un autre outil : comment récupérer mes données ?

Exportez vos apprenants et vos clients en CSV depuis votre outil actuel (tous savent le faire — cherchez « export » dans ses réglages), puis Tableau de bord → Importer des données. L'import reconnaît les intitulés de colonnes courants, ignore les doublons, et vous rend un rapport complet : importés, déjà présents, lignes refusées avec la raison.

Comment j'invite mon équipe et mes formateurs ?

Depuis Équipe, vous invitez chaque personne par email avec son rôle : administratif, formateur… Chacun choisit son propre mot de passe et ne voit que ce que son rôle permet. Les fiches des formateurs portent leurs CV et diplômes — l'outil vous dit ce qui manque pour Qualiopi.

Comment fonctionne le e-learning ?

Le plus court : le catalogue Preuva. Des modules prêts à attribuer, hébergés et maintenus par la plateforme — rien à importer, rien à héberger, vous ne payez que l'attribution à un apprenant. Vous avez vos propres contenus ? Importez vos paquets SCORM (1.2 ou 2004) : ils cohabitent avec le catalogue.

Dans les deux cas, chaque apprenant reçoit son lien d'accès personnel, sans mot de passe ; vous suivez sa progression en temps réel, et les traces produisent un PDF de preuve vérifiable par les financeurs.

Si un apprenant perd son lien, il s'en renvoie un lui-même depuis la page d'accès — vous n'avez rien à faire.

Comment brancher mes dossiers CPF (Wedof) ?

Dans Paramètres → Dossiers CPF, collez la clé API de votre compte Wedof (elle se trouve dans Wedof → Paramètres → API). La clé est testée immédiatement — l'écran affiche le nom du compte branché — puis stockée chiffrée. Vos dossiers arrivent dans la minute : statuts EDOF, montants, et fiches apprenantes créées automatiquement.

Ensuite, tout se tient à jour deux fois par jour — et dans la minute si vous activez les notifications temps réel, d'un clic au même endroit. Un bouton « Synchroniser maintenant » force aussi le rafraîchissement. Vos dossiers déjà saisis à la main se raccordent par leur numéro EDOF, sans doublon. Débrancher efface la clé et seulement la clé : vos dossiers restent.

Dans l'autre sens : une facture émise dans Preuva et rattachée à un dossier CPF synchronisé se dépose sur ce dossier chez Wedof en un clic, depuis l'écran Factures. Le PDF déposé est exactement celui envoyé au client.

Puis-je créer mes propres formulaires et choisir quand ils partent ?

Oui. Dans Formulaires, créez un questionnaire à la main ou faites-le générer par l'IA depuis une de vos formations, puis retouchez-le librement : échelles, oui/non, texte, choix, signature électronique. Un formulaire déclaré « test de positionnement » et activé remplace le questionnaire standard — utile quand une certification impose ses questions.

Chaque formulaire se programme : « X jours avant le début de session » ou « X jours après la fin », et il part tout seul aux inscrits concernés, une seule fois par personne. Un destinataire qui ne répond pas peut être relancé automatiquement — une relance, jamais deux.

Puis-je modifier les emails que Preuva envoie en mon nom ?

Oui, tous. Paramètres → Emails liste chaque message que la plateforme peut envoyer en votre nom — convocations, accès e-learning, relances, attestations… — avec son texte complet. Réécrivez l'objet et le corps à votre façon, avec des variables comme {{prenom}} ou {{formation}} remplacées à l'envoi ; l'aperçu montre le rendu exact, et « Revenir au texte d'origine » annule tout en un clic.

Et rien ne part sans votre accord : les envois automatiques se choisissent un par un dans Automatisations, où rien n'est actif par défaut.

Vous pouvez aussi écrire VOS propres emails — sans occasion imposée — et les envoyer quand vous voulez, à un apprenant depuis sa fiche ou à tous les inscrits d'une session d'un coup. Chaque envoi est journalisé : la page « Journal des emails » et chaque fiche apprenant gardent la preuve d'envoi, datée. Et une option envoie une copie cachée de chaque email à votre propre adresse.

Puis-je brancher Claude ou un autre assistant IA sur mes données ?

Oui, en deux clics. Dans Claude (claude.ai ou l'application) : Paramètres → Connecteurs → « Ajouter un connecteur personnalisé », collez l'adresse https://preuva.fr/api/mcp, puis cliquez « Autoriser » sur la page Preuva qui s'ouvre — aucun jeton à manipuler. Claude répond ensuite à « où en est le dossier de… ? », « qui n'a pas passé son examen ? » avec vos vraies données. Ouvrez une nouvelle conversation après le branchement.

L'accès est en lecture seule par défaut et ne couvre que votre organisme. Si vous activez l'écriture (Paramètres → Accès IA), l'assistant peut en plus créer des prospects, des programmes, des notes et rédiger vos emails — jamais en envoyer, jamais rien supprimer. Chaque accès se révoque d'un clic, et un assistant correctement branché ne vous demandera JAMAIS vos identifiants.

C'est quoi le bouton « Assistant » en bas à droite ?

Le même assistant, intégré au tableau de bord. Il sait où tout se trouve (« où est-ce que je crée une session ? » → le chemin de clics exact) et répond avec vos données (« combien de dossiers en attente ? »). Il ne dit jamais un chiffre qu'il n'a pas lu dans votre base, et pour ce qu'il ne peut pas faire lui-même, il vous indique où cliquer.

Puis-je créer un programme à partir de ma plaquette PDF ?

Oui : Programmes → Nouveau programme → déposez votre PDF. Les rubriques (intitulé, durée, tarif, objectifs, prérequis, public, contenu…) sont extraites du document et pré-remplissent le formulaire — rien n'est inventé, ce qui n'y figure pas reste vide et vous est listé. Relisez, complétez, enregistrez.

Comment ne rien oublier sans ouvrir l'outil tous les jours ?

Activez « Recevoir le bilan de la semaine » dans Automatisations : chaque lundi matin, votre adresse de contact reçoit ce qui bloque (dossiers en retard, certifications à transmettre, examens sans date, points critiques), l'argent en attente et ce qui s'est passé la semaine passée. Et sur l'écran Dossiers de financement, le panneau Certifications trie vos dossiers Wedof en piles d'action.

Comment faire signer mes conventions en ligne ?

Sur l'écran de la session, à côté de chaque convention : « Envoyer pour signature électronique ». Le signataire de votre client — prérempli depuis sa fiche — reçoit un lien personnel, relit le document exact, et signe sans compte ni imprimante. Vous suivez l'état sur la session (envoyée, signée), et les deux parties reçoivent la confirmation avec un code de vérification public.

Où je vois ce qui manque pour Qualiopi ?

Le tableau Qualiopi suit les indicateurs pièce par pièce, alimenté par ce que vous faites déjà dans l'outil. Il constate ce qui existe et signale ce qui manque — avant l'auditeur. Il ne déclare jamais une conformité à votre place.

Et si je suis bloqué ?

L'assistant en bas de chaque page du site répond instantanément aux questions courantes. Pour le reste, écrivez-nous : c'est l'équipe qui lit, et vous aurez une réponse utile du premier coup.