Bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier, calculé au fil de l'année au lieu d'être reconstitué en avril
Le BPF demande deux choses que personne ne retrouve facilement : le nombre d'heures-stagiaires réellement réalisées, et le chiffre d'affaires ventilé par origine des fonds. Preuva tient les deux à partir de vos émargements et de vos factures — il ne reste qu'à reporter les chiffres, et à les faire valider par votre comptable.
Ce que le BPF demande, et pourquoi c'est pénible
Tout organisme titulaire d'un numéro de déclaration d'activité transmet chaque année un bilan pédagogique et financier (Cerfa n° 12156), sur la plateforme « Mon Activité Formation », avant le 30 avril pour l'exercice précédent. Ne pas le transmettre expose à la caducité de la déclaration d'activité — autrement dit, à perdre le droit d'exercer comme organisme de formation.
Le volet pédagogique veut des effectifs et des heures-stagiaires, ventilés par type de public, par modalité et par objectif de formation. Le volet financier veut les produits de l'activité, ventilés par origine : entreprises, OPCO, Caisse des Dépôts (CPF), pouvoirs publics, particuliers, autres organismes. Les heures se reconstituent depuis les feuilles d'émargement ; les produits depuis les factures — à condition que chaque facture sache d'où vient l'argent.
La difficulté n'est pas conceptuelle, elle est matérielle : en avril, il faut rouvrir douze mois de feuilles de présence et de factures. C'est là que le logiciel change tout — à condition qu'il ait été alimenté au fil de l'eau.
Ce que Preuva fait, concrètement
Les heures-stagiaires, émargement par émargement
Chaque signature d'émargement compte pour les heures réellement réalisées par cet apprenant sur cette séance. Le total de l'année se lit par modalité (présentiel, distance, mixte) et par type de stagiaire.
Les produits ventilés par origine des fonds
Chaque facture se rattache à un dossier de financement (OPCO, CPF, entreprise, particulier). Le bilan additionne facturé et encaissé par origine, et propose la rubrique du Cerfa correspondante.
Ce qui manque est dit en clair
Une facture sans dossier rattaché apparaît en « non ventilé », à traiter. Preuva ne devine jamais une origine de fonds : une ligne mal ventilée est une déclaration inexacte.
La sous-traitance séparée
Les formations réalisées pour le compte d'un autre organisme, et celles confiées à des sous-traitants, se distinguent dans les dossiers : le BPF les demande à part.
Un rapprochement avant de déclarer
L'écran de rapprochement met en face les factures de l'année et les dossiers : vous corrigez les rattachements manquants en mars, pas la veille de la date limite.
Ce que l'outil ne fait pas, écrit noir sur blanc
Preuva ne remplit pas la déclaration à votre place et ne remplace pas votre comptabilité : ce qui a été facturé hors de l'outil n'y est pas. Il fournit des chiffres à reporter, et la correspondance avec les rubriques du Cerfa reste à confirmer avec votre comptable.
Le BPF en quatre gestes, répartis sur l'année
- 1
Pendant l'année : chaque session a ses émargements, chaque facture part de Preuva et se rattache à son dossier de financement au moment de l'émettre.
- 2
En mars : l'écran Bilan annuel affiche les heures-stagiaires par modalité et les produits par origine, avec la liste de ce qui n'est pas encore ventilé. Vous rattachez ce qui manque.
- 3
Avec votre comptable : vous confrontez les produits de Preuva au grand livre — les écarts viennent des factures émises ailleurs, ou d'un exercice qui ne suit pas l'année civile.
- 4
Avant le 30 avril : vous reportez les chiffres sur Mon Activité Formation. L'export reste dans Preuva, daté, pour un contrôle ultérieur.
Les questions qu'on nous pose
Preuva remplit-il le BPF automatiquement ?
Non, et aucun logiciel ne le fait sérieusement : la déclaration se saisit sur Mon Activité Formation, et le volet financier doit être cohérent avec votre comptabilité. Preuva calcule les chiffres qu'il connaît — heures-stagiaires et produits par origine — et dit ce qu'il ignore.
Comment sont comptées les heures-stagiaires ?
À partir des émargements : une heure-stagiaire est une heure réalisée par un stagiaire. Une séance de 3 h avec 8 présents fait 24 heures-stagiaires ; un absent non signé n'est pas compté. C'est la méthode qu'un contrôle vérifie.
Et les formations facturées en dehors de Preuva ?
Elles manquent au volet financier, et l'écran le rappelle. La bonne pratique est d'émettre toutes les factures de formation depuis l'outil dès la première année — ou d'importer l'historique avant de déclarer.
Mon exercice comptable ne suit pas l'année civile
Le BPF porte sur le dernier exercice clos. Preuva calcule par année civile ; si votre exercice est décalé, les chiffres doivent être recalés sur vos dates réelles avec votre comptable — l'écran vous le signale.
Que risque-t-on si le BPF n'est pas transmis ?
La déclaration d'activité devient caduque : l'organisme perd son numéro et ne peut plus contracter comme organisme de formation tant qu'il n'a pas régularisé. C'est la sanction la plus lourde du dispositif, pour un document qui ne demande que des chiffres.
Pour aller plus loin : le BPF sans la semaine de calvaire · les statuts EDOF d'un dossier CPF · obtenir une prise en charge OPCO
Le prochain BPF se prépare dès la prochaine session
Émargements et factures dans le même outil : les chiffres d'avril se construisent tout seuls.
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