Tout ce que Preuva fait, en détail

Le tableau Qualiopi qui dit ce qui manque

Vingt-cinq indicateurs suivis pièce par pièce, alimentés par ce que vous faites déjà dans l'outil : chaque convention signée, chaque émargement, chaque réclamation traitée nourrit le tableau. Vous voyez ce qui existe, ce qui est incomplet, et ce que l'outil ne mesure pas — il le dit, plutôt que d'afficher un faux vert rassurant.

Le registre des réclamations est intégré, avec plan d'action : parce qu'un registre vide se lit « ils n'écoutent pas », et qu'une réclamation bien traitée est une preuve, pas une honte.

• Le bilan de la semaine chaque lundi dans votre boîte : ce qui bloque, l'argent en attente, ce qui s'est passé
• Un tableau par indicateur, avec les pièces en face
• Registre des réclamations et plans d'action
• Veille tracée, dossiers des sous-traitants
• L'outil ne déclare jamais une pièce « conforme » : il constate qu'elle existe

L'émargement électronique qui résiste à la contestation

Deux façons de faire signer : sur le poste du formateur, en séance, ou — la preuve la plus forte — depuis un lien personnel que chaque apprenant reçoit par email et ouvre sur son propre appareil. Dans les deux cas, la signature est horodatée par le serveur et scellée par une empreinte cryptographique chaînée à la précédente : modifier un émargement après coup casse la chaîne, et ça se voit.

La chaîne se vérifie d'un clic — par vous, et par le financeur qui doute. La preuve ne repose pas sur « faites-nous confiance », elle se recalcule.

• Sur place ou par lien personnel (valable 48 h), horodatage serveur
• Chaîne d'empreintes vérifiable par un tiers
• Feuilles d'émargement PDF pour les financeurs
• Suivi des heures réellement émargées, séance par séance

Huit documents PDF depuis une seule saisie

Convention, convocation avec règlement intérieur, certificat de réalisation, attestation e-learning, devis, facture, contrat d'apprentissage, organigramme : tous sortent des mêmes données, à la police de votre marque, avec votre logo, votre tampon et votre signature téléversés une fois.

Et la convention se fait SIGNER en ligne : votre client reçoit un lien personnel, relit le document exact — figé à l'envoi, son empreinte scellée — et signe sans compte ni imprimante. Horodatage, adresse et appareil rejoignent le dossier de preuve, et la signature se vérifie publiquement, comme nos attestations : la page recalcule, elle ne déclare pas.

Le certificat de réalisation est fondé sur les émargements réels — pas sur les heures prévues. C'est la différence entre un document qui décore et un document qui prouve.

• Convention, convocation, règlement intérieur, certificats
• Signature électronique des conventions, vérifiable en ligne par le financeur
• Un devis accepté devient une facture, au centime près
• Logo, tampon et signature de l'organisme sur chaque document
• Chaque nom vérifié imprimable avant édition — pas de caractère remplacé en silence

Devis, factures et suivi, au format qui vient

Devis en bonne et due forme, convertibles en factures sans ressaisie. Les factures sortent au format Factur-X — le format électronique structuré vers lequel la facturation entre entreprises converge — et se rattachent aux dossiers de financement pour alimenter le bilan annuel.

Codes promo, affiliation, TVA paramétrable par organisme, chiffre d'affaires mois par mois sur la vue d'ensemble : l'argent se suit là où il se gagne.

• Relance d'impayé en un clic sur toute facture à échéance dépassée — texte à votre main, une par jour au plus
• Factur-X : la facture lisible par les machines ET par les humains
• Rattachement de chaque facture à son type de financeur
• Devis → facture sans ressaisie
• Aucun montant en virgule flottante : tout est compté en centimes

Le bilan pédagogique et financier, calculé au fil de l'eau

Le BPF se remplit en avril avec des chiffres qu'il fallait compter toute l'année : produits par type de financeur, publics, heures-stagiaires, spécialités. Preuva rattache chaque facture, chaque session et chaque apprenant au moment de leur création — le bilan devient une lecture, pas une reconstitution.

Vous téléversez votre balance comptable : l'outil rapproche le bilan calculé de la comptabilité et liste les écarts à expliquer, avant la déclaration plutôt qu'après.

• Ventilation des produits par financeur, automatique
• Heures fondées sur les émargements réels
• Rapprochement avec la balance comptable téléversée
• L'apprentissage traité à part, comme le formulaire l'exige

Le CRM qui connaît le métier de la formation

Un pipeline qui dit ce qui refroidit : chaque prospect a une température calculée, jamais saisie — une demande CPF non rappelée dans la journée passe brûlante, un devis sans réponse refroidit tout seul. Chaque demande entrante est attribuée, le délai de prise en charge est mesuré, et chaque matin un e-mail met sous les yeux du bon commercial ce qu'il doit traiter : demandes à prendre, relances en retard, prospects sans prochaine action.

Une fiche client se préremplit par recherche SIRET ou raison sociale. La convention collective du client suggère son OPCO probable. Un simulateur estime le budget formation mobilisable. Les dossiers CPF et OPCO suivent leur vrai cycle de vie — déposé, accordé, soldé — avec relances.

Les dossiers CPF, eux, n'ont même plus à être saisis : branchez votre compte Wedof, et statuts EDOF, montants et apprenants se synchronisent automatiquement — deux fois par jour, et même en temps réel si vous activez les notifications (un clic dans les paramètres).

Et vous savez ce que le pipeline vaut : probabilité de signature réglée par vous stade par stade, chiffre d'affaires attendu, entonnoir et taux de passage — pas des chiffres de manuel, les vôtres.

Ce n'est pas un CRM générique redécoré : chaque champ existe parce qu'un organisme en a besoin pour vendre ou se faire payer.

• Température des affaires calculée, relance au bon moment, réveil du matin par e-mail
• Prévision de chiffre d'affaires pondérée et entonnoir
• Dossiers CPF synchronisés automatiquement depuis votre compte Wedof
• Vos factures déposées sur le dossier Wedof en un clic
• Préremplissage par SIRET, OPCO déduit de la convention collective
• Cycle de vie réel des dossiers EDOF et OPCO
• Simulateur de budget formation
• Calendrier des formations consultable et exportable

Vos formulaires, vos questions, votre calendrier

Les questionnaires standard — positionnement, satisfaction à chaud, suivi à froid — partent tout seuls au bon moment, avec relance unique automatique. Mais quand une certification impose SES questions de positionnement, le générique ne suffit plus : construisez le formulaire exact — à la main, ou généré par l'IA depuis votre programme puis retouché librement — et déclarez-le « test de positionnement » : c'est lui qui part à la place du standard, mêmes traces et mêmes relances comprises.

Chaque formulaire se programme : tant de jours avant le début de session, ou après la fin — il part aux inscrits concernés, une seule fois par personne, jamais deux relances. Échelles, oui/non, texte libre, choix, et même signature électronique : les réponses restent attachées à l'inscription, là où un auditeur ira les chercher.

• Générés par l'IA depuis vos programmes, puis retouchés librement
• Le positionnement imposé par votre certificateur remplace le standard
• Envoi programmé : X jours avant ou après la session
• Une relance automatique, jamais deux
• Signature électronique intégrable à tout formulaire

Vos contenus SCORM, avec des preuves de réalisation

Importez un paquet SCORM 1.2 ou 2004 : l'apprenant le suit depuis son espace, adapté au téléphone, et sa progression remonte en temps réel — côté apprenant comme côté organisme. Les traces d'apprentissage produisent un PDF de preuve vérifiable par les financeurs.

À l'import, l'outil liste les domaines extérieurs que le contenu appelle : vous savez si votre paquet est autonome ou dépendant des serveurs de son fournisseur — avant de l'attribuer, pas après.

Et si un contenu vous manque, vous ne partez pas en chasse : décrivez le besoin, ou désignez un de vos programmes, et le contenu e-learning adapté est ajouté au catalogue sous 24 h ouvrées, facturé à l'usage. L'hébergement et le suivi, eux, sont compris dans toutes les offres — l'e-learning n'est pas un module à payer en plus.

• SCORM 1.2 et 2004, import par glisser-déposer
• Progression en temps réel, attestation envoyée automatiquement
• Durée d'accès paramétrable de 1 à 24 mois, prolongeable dans la limite d'un an
• Dépendances extérieures du contenu détectées à l'import
• Contenu à la demande : ajouté au catalogue sous 24 h ouvrées, facturé à l'usage
• Compris dans toutes les offres — pas un module en supplément

Formateurs et sous-traitants, dossiers complets

Chaque intervenant a sa fiche : CV, diplômes, certifications, avec pièces jointes. L'organisme voit d'un coup d'œil quels dossiers sont complets — et lesquels feraient tache à l'échantillonnage d'un audit. L'équipe pédagogique se classe par catégories, et l'organigramme se télécharge.

Les formateurs ont leur propre espace : planning à compléter, séances à émarger. Vous arrêtez de leur courir après — c'est l'outil qui compte ce qui manque.

• CV, diplômes et pièces justificatives par intervenant
• Espace formateur avec planning et émargements
• Organigramme téléchargeable
• Une personne peut appartenir à plusieurs organismes et basculer entre eux

Répondre à un contrôle avec l'inventaire en face

Vous collez le courrier de l'administration. L'outil en tire la liste des pièces demandées et fait l'inventaire : celles qu'il détient, celles qui sont incomplètes, et celles qui vivent hors de l'outil — la comptabilité, les attestations sociales — c'est-à-dire exactement celles qu'on oublie de réclamer à temps.

La réponse part avec un bordereau : la liste des pièces envoyées en face de la liste demandée. Le délai se tient parce que rien n'est à reconstituer.

• Analyse du courrier, liste des pièces extraite
• Inventaire : détenue, incomplète, hors de l'outil
• Bordereau de réponse
• Ce que l'outil ne détient pas est dit clairement — pas de fausse assurance

Branchez Claude sur votre organisme

Preuva est un connecteur Claude officiel au protocole MCP : depuis claude.ai ou l'application Claude, ajoutez l'adresse du serveur, cliquez « Autoriser » sur une page Preuva, et votre assistant répond avec vos vraies données — où en est tel dossier, qui n'a pas passé son examen de certification, quels emails partent en votre nom.

Lecture seule par défaut, et un organisme ne voit que lui : l'identité vient de l'autorisation, pas d'un réglage. Si vous l'activez, l'assistant peut aussi créer des prospects et des programmes, et rédiger vos emails — jamais en envoyer, jamais rien supprimer. Chaque accès se révoque d'un clic.

• Connexion en deux clics depuis Claude (OAuth) — ou par jeton pour les autres clients MCP
• Vos dossiers, apprenants, certifications et indicateurs, en direct dans la conversation
• Écriture en option, additive seulement, chaque ajout marqué « via l'assistant IA »
• Révocable à tout moment, accès listés avec leur date de dernier usage

Passer derrière les certifications, sans y passer ses soirées

Pour un organisme certifiant, le vrai travail commence après la formation : inscrire à l'examen, obtenir le résultat, le transmettre à la Caisse des Dépôts. Preuva relit vos dossiers de certification chez Wedof et les trie en piles d'action — qui inscrire, quel examen organiser, quel résultat manque, quelle réussite n'est pas encore transmise.

La transmission CDC oubliée est celle qui bloque des paiements : elle est en tête de liste, nominativement.

• Dossiers de certification synchronisés automatiquement (matin et soir)
• Rattachés à la fiche de l'apprenant, avec lien direct vers Wedof
• Les résultats à transmettre à la CDC en premier — c'est l'argent
• Interrogeable aussi depuis Claude : « qui n'a pas passé son examen ? »

L'assistant intégré : il sait où tout se trouve, et il répond avec vos données

En bas à droite de chaque écran, l'assistant Preuva répond aux deux questions qu'on se pose toute la journée : « où est-ce que je fais ça ? » — il donne le chemin de clics exact — et « où en est… ? » — il interroge vos vraies données : dossiers, apprenants, certifications, indicateurs. Il crée aussi un programme de formation à partir de votre PDF, génère vos questionnaires, et, si vous activez l'écriture, ajoute prospects et notes pendant que vous êtes au téléphone.

La règle est absolue : aucun chiffre ne vient du modèle. Montants, effectifs, statuts — tout est calculé par le code depuis votre base, l'IA le lit et le formule. Et ce qu'elle ne peut pas faire (envoyer un email, activer une automatisation, supprimer), elle vous dit où le faire vous-même.

• Un guide qui connaît chaque écran — fini les « où est-ce que je clique ? »
• Vos vraies données dans la réponse : le code calcule, l'IA formule
• Programme créé depuis un PDF, questionnaires générés — toujours relus par vous
• Jamais d'envoi, jamais de suppression, jamais un chiffre inventé