Tout ce que Preuva fait, en détail
Chaque section décrit ce que l'outil fait aujourd'hui — au présent, sans feuille de route. Ce qu'il ne fait pas est écrit aussi : sur la page d'accueil.
Le tableau Qualiopi qui dit ce qui manque
Vingt-cinq indicateurs suivis pièce par pièce, alimentés par ce que vous faites déjà dans l'outil : chaque convention signée, chaque émargement, chaque réclamation traitée nourrit le tableau. Vous voyez ce qui existe, ce qui est incomplet, et ce que l'outil ne mesure pas — il le dit, plutôt que d'afficher un faux vert rassurant.
Le registre des réclamations est intégré, avec plan d'action : parce qu'un registre vide se lit « ils n'écoutent pas », et qu'une réclamation bien traitée est une preuve, pas une honte.
- Un tableau par indicateur, avec les pièces en face
- Registre des réclamations et plans d'action
- Veille tracée, dossiers des sous-traitants
- L'outil ne déclare jamais une pièce « conforme » : il constate qu'elle existe
L'émargement électronique qui résiste à la contestation
Chaque apprenant signe depuis un lien personnel, sur son propre appareil. La signature est horodatée par le serveur et scellée par une empreinte cryptographique chaînée à la précédente : modifier un émargement après coup casse la chaîne, et ça se voit.
La chaîne se vérifie d'un clic — par vous, et par le financeur qui doute. La preuve ne repose pas sur « faites-nous confiance », elle se recalcule.
- Lien de signature personnel, horodatage serveur
- Chaîne d'empreintes vérifiable par un tiers
- Feuilles d'émargement PDF pour les financeurs
- Suivi des heures réellement émargées, séance par séance
Huit documents PDF depuis une seule saisie
Convention, convocation avec règlement intérieur, certificat de réalisation, attestation e-learning, devis, facture, contrat d'apprentissage, organigramme : tous sortent des mêmes données, à la police de votre marque, avec votre logo, votre tampon et votre signature téléversés une fois.
Le certificat de réalisation est fondé sur les émargements réels — pas sur les heures prévues. C'est la différence entre un document qui décore et un document qui prouve.
- Convention, convocation, règlement intérieur, certificats
- Un devis accepté devient une facture, au centime près
- Logo, tampon et signature de l'organisme sur chaque document
- Chaque nom vérifié imprimable avant édition — pas de caractère remplacé en silence
Devis, factures et suivi, au format qui vient
Devis en bonne et due forme, convertibles en factures sans ressaisie. Les factures sortent au format Factur-X — le format électronique structuré vers lequel la facturation entre entreprises converge — et se rattachent aux dossiers de financement pour alimenter le bilan annuel.
Codes promo, affiliation, TVA paramétrable par organisme, chiffre d'affaires mois par mois sur la vue d'ensemble : l'argent se suit là où il se gagne.
- Factur-X : la facture lisible par les machines ET par les humains
- Rattachement de chaque facture à son type de financeur
- Devis → facture sans ressaisie
- Aucun montant en virgule flottante : tout est compté en centimes
Le bilan pédagogique et financier, calculé au fil de l'eau
Le BPF se remplit en avril avec des chiffres qu'il fallait compter toute l'année : produits par type de financeur, publics, heures-stagiaires, spécialités. Preuva rattache chaque facture, chaque session et chaque apprenant au moment de leur création — le bilan devient une lecture, pas une reconstitution.
Vous téléversez votre balance comptable : l'outil rapproche le bilan calculé de la comptabilité et liste les écarts à expliquer, avant la déclaration plutôt qu'après.
- Ventilation des produits par financeur, automatique
- Heures fondées sur les émargements réels
- Rapprochement avec la balance comptable téléversée
- L'apprentissage traité à part, comme le formulaire l'exige
Le CRM qui connaît le métier de la formation
Une fiche client se préremplit par recherche SIRET ou raison sociale. La convention collective du client suggère son OPCO probable. Un simulateur estime le budget formation mobilisable. Les dossiers CPF et OPCO suivent leur vrai cycle de vie — déposé, accordé, soldé — avec relances.
Ce n'est pas un CRM générique redécoré : chaque champ existe parce qu'un organisme en a besoin pour vendre ou se faire payer.
- Préremplissage par SIRET, OPCO déduit de la convention collective
- Cycle de vie réel des dossiers EDOF et OPCO
- Simulateur de budget formation
- Calendrier des formations consultable et exportable
Vos contenus SCORM, avec des preuves de réalisation
Importez un paquet SCORM 1.2 ou 2004 : l'apprenant le suit depuis son espace, adapté au téléphone, et sa progression remonte en temps réel — côté apprenant comme côté organisme. Les traces d'apprentissage produisent un PDF de preuve vérifiable par les financeurs.
À l'import, l'outil liste les domaines extérieurs que le contenu appelle : vous savez si votre paquet est autonome ou dépendant des serveurs de son fournisseur — avant de l'attribuer, pas après.
- SCORM 1.2 et 2004, import par glisser-déposer
- Progression en temps réel, attestation envoyée automatiquement
- Durée d'accès paramétrable de 1 à 24 mois, prolongeable dans la limite d'un an
- Dépendances extérieures du contenu détectées à l'import
Formateurs et sous-traitants, dossiers complets
Chaque intervenant a sa fiche : CV, diplômes, certifications, avec pièces jointes. L'organisme voit d'un coup d'œil quels dossiers sont complets — et lesquels feraient tache à l'échantillonnage d'un audit. L'équipe pédagogique se classe par catégories, et l'organigramme se télécharge.
Les formateurs ont leur propre espace : planning à compléter, séances à émarger. Vous arrêtez de leur courir après — c'est l'outil qui compte ce qui manque.
- CV, diplômes et pièces justificatives par intervenant
- Espace formateur avec planning et émargements
- Organigramme téléchargeable
- Une personne peut appartenir à plusieurs organismes et basculer entre eux
Répondre à un contrôle avec l'inventaire en face
Vous collez le courrier de l'administration. L'outil en tire la liste des pièces demandées et fait l'inventaire : celles qu'il détient, celles qui sont incomplètes, et celles qui vivent hors de l'outil — la comptabilité, les attestations sociales — c'est-à-dire exactement celles qu'on oublie de réclamer à temps.
La réponse part avec un bordereau : la liste des pièces envoyées en face de la liste demandée. Le délai se tient parce que rien n'est à reconstituer.
- Analyse du courrier, liste des pièces extraite
- Inventaire : détenue, incomplète, hors de l'outil
- Bordereau de réponse
- Ce que l'outil ne détient pas est dit clairement — pas de fausse assurance
Une IA qui rédige — et ne compte jamais
L'assistant rédige les relances, aide à créer les automatisations en langage naturel, et prépare les réponses à un contrôle. Mais la règle est absolue : aucun chiffre ne vient du modèle. Heures, montants, décomptes — tout est calculé par le code depuis vos données, et l'IA n'y touche pas.
Sans clé d'IA configurée, tout le reste fonctionne : l'assistant est un confort, jamais une dépendance.
- Relances rédigées, automatisations créées en langage naturel
- Aucun nombre écrit par le modèle : le code calcule, l'IA rédige
- Le texte collé est traité comme une donnée, jamais comme une instruction
- Fonctionne aussi sans IA : c'est une aide, pas un socle
Le plus simple, c'est d'essayer
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